”Monet työntekijät käyttävät kolmanneksen työajastaan huonoissa kokouksissa, mikä tarkoittaa kuutta menetettyä viikkoa vuodessa!” Micke Darmell puhuu kokouksista ja uskoo, että toimihenkilöt tuhlaavat aikaa huonoihin kokouksiin, jotka maksavat 170 miljardia kruunua vuosittain!
Olemme samaa mieltä, ehkä on aika tehdä asialle jotain.
Monien organisaatioiden kokouskulttuuri johtaa stressiin, huonoon terveyteen ja valtavaan ajanhukkaan – miksi tämä siis jatkuu? Perehdytään hieman tarkemmin näihin (ristiriitaisiin) käyttäytymismalleihin. Suuri kysymys kuuluu: mikä saa tämän jatkumaan?
Kokoukset voivat olla ns. statuksen tarve osallistuvissa. Jakamalla näkemyksiäsi tärkeistä asioista kollegoidesi kanssa, kertomalla saavutuksistasi ja ottamalla aloitteita kokouksissa osoitat, kuinka tärkeä olet. Tämä tapahtuu muun muassa pitkien ja yksityiskohtaisten PowerPoint-esitysten avulla. Keskiössä oleminen nostaa brändisi pilviin.
Näemme myös, että kokousmuoto täyttää enemmän tarpeita, erityisesti tarpeemme kuulua ryhmäänToisin sanoen on olemassa vahvoja tekijöitä, jotka ylläpitävät nykyistä kokouskäyttäytymistä, ja näihin meidän on puututtava tavan rikkomiseksi.
Micken tavoin uskomme, että on aika tarkastella tätä asiaa lähemmin työpaikalla ja ottaa käyttöön yhteinen kokouskäytäntö. Tässä se on. Yesbox Vinkkejä terveellisempään kokouskulttuuriin:
- Varmista, että valmistat selkeä asialista joka liittyy yritykselle asetettuihin tavoitteisiin.
- Aloita kokous kirjoittamalla priorisoida mitkä asiat ovat esityslistalla tärkeimpiä.
- Vaadi, että kaikki ovat valmistautuneita ja tehneet odotetun – jos eivät, lisää asia esityslistalle.
- Asenna tarkat pitoajat sekä kokoukselle että jokaiselle asialle.
- Pidä selkeänä seuranta jotta työ etenee kohti tavoitteita jokaisessa tapaamisessa.
Tämän lisäksi meidän on tietenkin työskenneltävä kulttuurissa, jossa jokainen työntekijä tuntee roolinsa, yrityksen tavoitteet ja että työntekijöiden sosiaaliset tarpeet täytetään. Alitajuntamme ohjaa meitä enemmän kuin luulemme, ja perustarpeemme joskus tekevät meille temppuja. Siksi on tärkeää ymmärtää alitajunnan ajureita, jotta voimme sitten tehdä todellisia muutoksia käytännössä.
Työskentelemme David Rockin Neuroleadership-instituutista kehittämän mallin pohjalta, joka kuvaa tarpeitamme. Se olettaa, että sosiaaliset tarpeemme ovat vähintään yhtä vahvoja kuin selviytymistarpeemme yksinkertaisesti siksi, että alussa olimme niin riippuvaisia toisistamme selviytyäksemme, ettemme itse asiassa selvinneet sosiaalisesta syrjäytymisestä.
SCARF-malli osoittaa, että kokoukset ovat tapa täyttää yksi tai useampi näistä tarpeista, mutta ennen kaikkea statustarpeen.
Toinen statukseesi vaikuttava asia on kalenterissasi olevien tapaamisten määrä, mikä kertoo siitä, että olet tärkeä henkilö. Ja kukapa ei olisi huokaillut päivittäin saamiesi sähköpostien määrää samalla, kun yrität rakentaa mainettasi menestyjänä?
Onko myös niin, että kokousmuoto itsessään antaa ennustettavuutta muuttuvassa maailmassa – tiedätkö tekeväsi "oikein" asian kokouksen keston aikana? Ymmärtämällä itsemme liikkeellepanevat voimat ja luomalla selkeämmän kokouskurin, saamme työkalut terveemmän kokouskulttuurin luomiseen.
*David Rock on aivotutkimuksen avulla löytänyt viisi tekijää, jotka ovat sosiaalisten tarpeidemme perusta, ja kutsuu niitä SCARF-tekijöiksi. Yesbox perustuu monissa työkaluissamme SCARF/STARS-tyyliin. Lue lisää täältä
Lue lisää TÄHDISTÄ/HUIVISTA täältä